Почему важно регулярно оформлять отчеты по ВКК и проводить внутренние аудиты ВКК

Многие медицинские организации после внедрения системы внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности считают, что основные требования выполнены. Разработаны положения о ВКК, утверждены приказы, созданы СОПы, алгоритмы, регламенты, назначены ответственные лица. На этом работа по системе ВКК фактически останавливается.

❗ Одна из самых распространенных ошибок при внедрении внутреннего контроля качества в мед. организации

Практика проверок  Росздравнадзором показывает, что при контроле со стороны надзорных органов оценивается не столько наличие разработанной документации, сколько реальное функционирование системы внутреннего контроля качества, подтвержденное отчетными документами.

Именно поэтому регулярное проведение внутренних проверок ВКК и правильное оформление отчетов является обязательным требованием, а не формальностью.

Требования приказа  МЗ РФ № 785н — система ВКК должна работать, а не просто существовать на бумаге

Приказ Минздрава РФ № 785н устанавливает, что система внутреннего контроля качества должна включать:

• проведение внутренних проверок (аудитов);
• анализ результатов контроля;
• принятие управленческих решений;
• оформление отчетных документов;
• подготовку сводных и аналитических отчетов;
• оценку эффективности мероприятий по улучшению качества.

Это означает, что наличие  стандартов по процессам ВКК, СОПов и приказов, положений  — только первый этап.

Без регулярных проверок и отчетности невозможно доказать, что система ВКК реально функционирует.

Что в первую очередь проверяет Росздравнадзор

Во время проверок надзорный орган всегда запрашивает:

• отчеты по проведенным внутренним аудитам ВКК;
• ежеквартальные отчеты по ВКК;
• сводные отчеты по ВКК за год;
• подтверждение анализа выявленных нарушений;
• подтверждение корректирующих мероприятий;
• доказательства контроля выполнения решений.

Именно на этих документах чаще всего выявляются нарушения.

Типичная ситуация:

✔ СОПы разработаны;
✔ приказы утверждены;
✔ положение о ВКК есть;
❌ отчеты по внутренним аудитам отсутствуют;
❌ ежеквартальные отчеты не составляются;
❌ сводный отчет не оформляется;
❌ нет анализа и управленческих решений;

В результате проверяющий делает вывод — система внутреннего контроля качества фактически не функционирует.

Почему внутренние аудиты ВКК должны проводиться регулярно

Внутренние проверки — это основной инструмент системы качества медицинской организации.

Они позволяют:

• выявлять нарушения до проверки;
• контролировать выполнение приказов и регламентов;
• анализировать ошибки персонала;
• оценивать риски;
• принимать управленческие решения;
• подтверждать работу системы ВКК документально.

❗ Если внутренние аудиты не проводятся — организация не может доказать, что выполняет требования приказа № 785н.

Почему важно правильно оформлять отчеты по внутренним аудитам

Отчет по внутреннему аудиту ВКК — это основной документ, подтверждающий проведение контроля.

Он должен содержать:

• основание для проверки;
• перечень проверенных вопросов;
• выявленные несоответствия;
• анализ причин;
• корректирующие мероприятия;
• сроки устранения;
• ответственных лиц;
• контроль выполнения.

Формальные или шаблонные отчеты не защищают организацию при проверке.

Проверяющий оценивает:

• содержание,
• логичность,
• полноту,
• соответствие деятельности конкретной медицинской организации.

Почему обязательны ежеквартальные отчеты по ВКК

Ежеквартальный отчет по ВКК — это документ, который показывает, что система внутреннего контроля работает постоянно, а не только перед проверкой.

В нем должны отражаться:

• результаты всех внутренних проверок;
• выявленные нарушения;
• принятые меры;
• анализ повторяемости ошибок;
• оценка эффективности мероприятий;
• предложения по улучшению.

Отсутствие ежеквартальных отчетов по ВКК и БМД — одно из самых частых замечаний при проверках.

Зачем нужен сводный отчет по ВКК

Сводный отчет — это итоговый аналитический документ за год.

Он необходим для:

• оценки эффективности системы ВКК;
• анализа всех выявленных нарушений;
• планирования работы на следующий год;
• подтверждения управленческого контроля;
• подготовки к проверкам.

Без сводного отчета невозможно доказать, что руководитель контролирует систему качества.

Типичная ошибка медицинских организаций

Очень часто организации:

• разработали документы по ВКК;
• провели обучение;
• утвердили регламенты;
• назначили ответственных;

и считают, что требования выполнены.

Но при проверке выясняется:

нет отчетов по внутренним аудитам;
нет ежеквартальных отчетов;
нет сводного отчета;
нет анализа;
нет подтверждения контроля;

В результате — предписание и административная ответственность.

⚠️ Готовое решение — подготовка отчетных документов по ВКК специалистами «Бизнес-Школы Менеджмента Качества»

Мы предлагаем медицинским организациям практическое решение, которое позволяет привести систему ВКК в соответствие с требованиями приказа № 785н.

Наша работа включает:

1. 🎯 Разработка чек-листов для сбора информации по ВКК

Мы разрабатываем специальные чек-листы:

• по структуре ВКК,
• по внутренним аудитам,
• по работе подразделений,
• по анализу качества,
• по управленческому контролю.

Чек-листы учитывают требования приказа № 785н и практику проверок.

2. 🎯Помощь в заполнении чек-листов

Мы:

• объясняем, какие данные нужны,
• помогаем правильно собрать информацию,
• консультируем по спорным вопросам,
• проверяем корректность заполнения.

Это позволяет получить достоверную информацию о реальной работе системы качества.

3. 🎯 Обработка информации специалистами по ВКК

После получения чек-листов мы:

• анализируем данные,
• выявляем несоответствия,
• формируем выводы,
• подготавливаем управленческие решения.

4. 🎯 Подготовка отчетных документов по ВКК

Мы составляем для медицинской организации:

✔ отчеты по проведенным внутренним аудитам
✔ ежеквартальный отчет по ВКК
✔ сводный отчет по ВКК
✔ аналитические разделы
✔ корректирующие мероприятия
✔ предложения по улучшению

Все документы оформляются с учетом:

• требований приказа № 785н;
• практики проверок;
• особенностей конкретной медицинской организации.

Стоимость подготовки отчетной документации по ВКК от 15 до 25 тыс. руб. в зависимости от количества направлений ( процессов) по ВКК и БИД

📩  Если вашей медицинской организации требуется  помощь по подготовке отчетов по ВКК, сделайте заявку и получите
коммерческое предложение и бесплатную консультацию

В форме заявки пишите «Подготовка отчетов по ВКК»

Ваш бизнес- консультант, Лушникова Светлана Николаевна

Директор консалтингового агентства

 «Бизнес-школа Менеджмента Качества»

 Тел./ WhatsApp/ MAX  +7 962-029-77-72 

www.SLushnikova.RU,  shmk2@yandex.ru