Почему стандарты организации не используются персоналом

К сожалению, это довольно распространенная ситуация, когда компания, по определенным мотивам, начала работать с консалтинговой компанией по построению и регламентации своих  бизнес-процессов, совместно с бизнес-консультантами разработали стандарты организации на бизнес-процессы, процедуры, доработали должностные инструкции и даже разработали систему показателей результативности и эффективности (КРI), но по этим документам не живет,  т.е. не работает.  А все документы пылятся, всеми забытые в каком-нибудь шкафу. Почему так случается?

Потому что такие компании так и не дошли до процесса внедрения всего разработанного интеллектуального богатства. Кстати, сегодня, во все мире в менеджменте интеллектуальный, информационный ресурс бизнеса оценивается выше, чем все остальные ресурсы.

Самым главным инструментом внедрения, всех разработанных стандартов организации и регламентов является цикл. Планируй-Делай- Анализируй- Корректируй или цикл PDCA или цикл Шухарта-Деминга ( о нем мы уже писали в статье ….)

Основной процедурой этого цикла, а на самом деле это процесс, в частности процесс управления бизнесом, является проведение совещаний по анализу результативности показателей разработанных и регламентированных процессов и процедур.

Такое совещание обязательно должно проводится, как на уровне подразделений, так и на уровне всей организации. Периодичность таких совещаний должна быть не реже одного раза в месяц особенно на стадии внедрения стандартов организации.

Такие совещания должны обязательно заранее готовится. Как проводить подобные совещания?

Привожу подробную инструкцию:

Инструкция по подготовке совещания по анализу результативности процессов системы менеджмента.

Данное совещание является процедурой процесса «Управление системой менеджмента» ( стандарт организации — СТО «Управление системой менеджмента»)

1. Определите дату проведения совещания.
2. Определите отчетный период (последний месяц/квартал)
3. Назначьте ответственного представителя руководства за подготовку совещания.
4. За неделю до проведения совещания выпустите распоряжение о сдаче всеми владельцами процессов Отчетов о результативности процесса. В распоряжении укажите дату и время проведения совещания, тему проведения совещания, участников проведения совещания.
5. Владельцы процессов системы менеджмента готовят Отчет о результативности  показателей своего процесса (процессов), один экземпляр отдает представителю руководства, ответственному за анализ результативности системы менеджмента организации. Для проведения совещания также предоставляются ответственным лицом за учет претензий и рекламаций клиентов(заказчиков),  поступившие за отчетный период претензии, жалобы, рекламации. Внутренний аудитор предоставляет отчеты по проведенным внутренним аудитам системы менеджмента организации за отчетный период.
6. Ведущий совещания (представитель руководства) анализирует сданные отчеты по результативности процессов и готовит  Сводный отчет о результативности системы менеджмента компании.
7.  При составлении Сводного отчета  анализируется выполнение показателей результативности по процессам системы менеджмента, выявляются низкие показатели, анализируются причины низких показателей, которые указали владельцы процессов, а также  мероприятия по улучшению (корректирующие и предупреждающие мероприятия).  После проведенного анализа составляется План проведения совещания.
8. При составлении Плана проведения совещания  указываются владельцы процессов, у которых низкие показатели, для заслушивания и обсуждения причин невыполнения планируемых  показателей и принятия решений по их устранению.
9. При проведении совещания заслушиваются выступающие, обсуждаются причины низкой результативности процессов, мероприятия по улучшению результативности процессов.
10. Ход совещания обязательно протоколируется (пример формы протокола см. Приложение № 1 к данной инструкции).
11. После согласования Протокола совещания по анализу результативности системы менеджмента высшим руководством компании, в листе ознакомления к протоколу расписываются все участники совещания. Копия Протокола совещания раздается всем участникам совещания для планирования и выполнения решений совещания.

Каждое последующее совещание начинается с анализа выполнения решений предыдущего совещания (рассматривается протокол предыдущего совещания)

Приложение № 1

Протокол совещания по анализу результативности системы менеджмента ООО «Ххх»

Дата проведения:

Присутствовали:

—

—

—

—

Тема:

1.Обсуждение выполнения показателей результативности по процессам:

2. Результаты проведенных внутренних аудитов системы менеджмента
3. Анализ обратной связи от клиентов

Решения:

1. Корректирующие и предупреждающие мероприятия:

2. Другие решения

Составлен:     ххххххх  Н. М. ___________

Директор   ООО «Ххх»  Хххххх  ________________

Дата _____________