Зачем нужна система менеджмента качества (сертификация на основе требований стандарта ИСО 9001) компаниям строительной отрасли

До внедрения СМК

После внедрения СМК

На предприятии существуют дублирующие процессы – пересекаются зоны ответственности нескольких исполнителей, из-за чего возникают спорные — конфликтные ситуации, а главное споры по поводу чьи это обязанности, в результате чего страдают в первую очередь интересы организации.

Работники организации не имеют четких представлений о том, за что они несут персональную ответственность и выполняют работу, которую уже делают другие, или работу смысл которой не определен. Должностные инструкции неконкретные, имеют формальный характер.

Матрица ответственности не определена, руководству приходится искать и назначать ответственных за тот или иной уже случившийся прокол (задержку, брак, безответственность).

Ответственные лица не определены заранее а определяются уже как виноватые после возникновения проблем.

Для высшего руководства механизмы работы подразделений и выполнения их указаний не прозрачны. А результаты выполнения распоряжений не полны, отрывочны, выполнены не всеми ответственными или не правильны.

Часть сотрудников компании может быть перегружена работой, а часть наоборот не догружена (это связано с тем, что на более способных сотрудников обычно сваливается больший объем работы, и в то же время в противовес – менее способные сотрудники осуществляют просто маленький объем работы).

Из чего вытекает следующая проблема:

появление «тягловых лошадок» — тянущих на себе значительный груз работы и беззаботных курильщиков, не отягощенных бременем загрузки снижается,

Набор персонала производится без четко определенных требований и правил (применительно к спецификам работы предприятия)

Сами менеджеры по подбору персонала не имеют надлежащей квалификации и изначально не способны подобрать нужный персонал.

Персонал компании обладает не достаточными знаниями и квалификацией для максимально эффективной трудовой производительности, что мешает производству товара и услуги в нужном объеме, а так же их продажам.

Персонал компании не в полном объеме умеет работать и обслуживать оборудование (станки, офисную оргтехнику) в связи с чем существует возможность частых поломок указанного оборудования, что ведет и к дополнительным затратам организации по ремонту и обслуживанию, и к задержкам при выпуске продукции/оказании услуги. Что в свою очередь сказывается на заказчиках компании и последняя теряет прибыль и партнеров.

Сотрудники компании, обладающие большим и ценным опытом, при уходе на пенсию (болезни, травмы, смерти) не передают опыт и знания своим последователям, компания теряет уникальные накопленные знания этих людей, проработавших в организации долгое время.

Новые сотрудники, внедряясь в работу, долго входят в суть работы, компании приходится вводить институт наставничества, в связи с чем, в свою очередь приходится отвлекать от работы опытных сотрудников, для обучения новых. (Результативность опытных работников падает, т.к. им приходится заниматься «обучением» новеньких). (Таким образом отсутствует элемент передачи накопленного опыта и идет дополнительное отвлечение персонала).

Мотивированность персонала в их работе зачастую не определена или не правильно или в нужном объеме. То что, привлекательно для одних сотрудников, зачастую безразлично другим, в связи с чем их заинтересованность в работе падает, как и падает производительность их труда. И от этого страдают уже обе стороны и компания и сами сотрудники, зарабатывая меньше и не имея мотивированной возможности трудиться больше.

Ничто вокруг компании не стоит на месте, рынок и его коньюткура меняется, конкуренты предлагают новинки и компании для успешной борьбы на рынке приходится внедрять новые системы управления и технологии. В связи с чем персонал необходимо обучать и разъяснять ему новые правила и технологии. Часто на предприятии не уделяется должного внимания вопросу повышения компетенции персонала.

Зачастую документооборот компании чрезмерно перегружен и бюрократизирован, доступ к необходимой сотрудникам информации затруднен или не возможен (из чего вытекают многочисленные ошибки в действиях персонала, которые сказываются на качестве производимого продукта/услуги).

Внутренняя отчетность компании зачастую весьма запутанна и не регулярна, формы отчетов повторяют друг друга, содержащаяся в них информация бесполезно дублируется. На стол руководителю кладутся отчеты, зачастую содержащие не точную информацию о той или иной деятельности подразделений компании.

Поставщики компании подводят ее, выполняя заказ не качественно, не во время, не в полном объеме, по завышенным ценам.

Или приходит не тот заказ.

Поставщики не определены заранее и на их поиски уходит масса времени. А гарантировать их надежность, а так же выполнения ими своих обязательств некому.

Довольно велик объем брака – сломанной (не кондиционной) продукции (для услуг – это задержки, выполнения заказа не в полном объеме, выполнение не того заказа).

Рекламаций от заказчиков и исправление допущенных ошибок, в связи с чем происходят затраты на их исправление (возвращение товара, затраты на перевозку, на ремонт, на замену товара, на компенсации заказчику).

Затраты на судебные иски и выплаты по проигранным делам.

Товар/услуга, производимый/ая компанией хороший, не бракованный, но не конкурентоспособный (актуальный).

Не ведется анализ требований потребителей и мониторинг окружающего рынка. Конкуренты не спят, улучшают свой продукт/услугу и она становится для заказчика более актуальной, чем ваш продукт. Из чего вытекает снижение продаж, а значит и доходности компании.

Схемы и планы жизненного – цикла продукции не определены, или не выполняются в полном объеме, в связи с чем затруднено увеличение объемов выпускаемой продукции / оказываемой услуги.

Все бизнес-процессы предприятия определены, оценены и избавлены от дублирующих элементов. Определены все ответственные за  бизнес-процессы компании. (Т.е. четко определены руководители, отвечающие за промежуточные результаты изготовления необходимых элементов для конечно продукции/услуги). Возникновение спорных моментов по компетенции и ответственности сведены к минимуму.

Каждый работник предприятия четко знает,  за что он несет персональную ответственность и за какие этапы работы компании он отвечает. Руководитель компании уверен, что каждый сотрудник компании выполняет нужную востребованную работу, и она не повторяется кем-то другим. Должностные инструкции конкретные, имеют непосредственное отношение к деятельности организации, разработаны на основе процессного подхода.

Разработана матрица ответственности для руководителей всех звеньев компании по всем бизнес-процессам, что в дальнейшем исключит возможные споры кто за что отвечает, кто это должен был сделать и кто теперь виноват. А четкое знание руководителями своих обязанностей и ответственности помогают им отвечать за свою работу и производственные результаты, делая их отношение к работе еще более ответственным и серьезным.

ВНУТРЕННЯЯ ПРОЗРАЧНОСТЬ.

Руководство компании видит всю схему организации управления в деталях и может в любой момент отследить процесс выполнения своих распоряжении (или производственного плана к примеру). Руководство точно знает кто, за что отвечает, на каком этапе работы кто вступает в нее, и может оперативно разрешить возникшие затруднения в работе. Не выискивая виновных, а сразу обратившись к сотруднику, ответственному за это.

Появляется  ВНЕШНЯЯ ПРОЗРАЧНОСТЬ

Наличие документации по СМК, что позволяет руководству компании говорить своим поставщикам, потребителям, партнерам, о том что они на своем предприятии управляют качеством и построили для этого целую систему управления, система- (документы по СМК) , она сертифицирована — официально признана как действующая и результативная (показать сертификат ИСО 9001). Партнеры могут ознакомиться с документацией и убедиться, что мы серьезная компания, отвечающая за выпуск качественного продукта/ оказания качественной услуги.

Загрузка распределяется более равномерно и процент одаренных сотрудников «замученных» на работе и увольняющихся по этой причине снижается. А организация не теряет хороших специалистов.

Четко выбраны и определены требования к сотрудникам по каждой должности, работники по подбору кадров точно знают характеристики необходимых работников по каждой открытой вакансии. И набирают компетентный нужный персонал.

В компании работаю квалифицированные сотрудники HR, способные набрать нужный персонал.

Существуют тестирования и методы проверки персонала компании в области знаний и компетенции, не компетентные сотрудники или увольняются или отправляются на повышение квалификации, что благоприятно сказывается на объемах и качестве выполняемых организацией работ.

Соответственно персонал компании обучен работе и обслуживанию техники не ломает ее, а наоборот экономно и аккуратно использует ее в работе, тем самым, сокращая издержки компании на ремонт и обслуживание, более широко используя все возможности и функции технического оборудования.

Опыт ценных сотрудников сохраняется, документируется и предается другим сотрудником, не уплывая из компании к конкурентам, а, помогает организации развиваться. Последующие сотрудники имеют возможность использовать накопленный положительный опыт, избегая серьезных ошибок, что сказывается на их результативности.

Благодаря описанной, задокументированной СМК, каждый сотрудник компании имеет возможность,  в случае если он не знает что и как делать, посмотреть в документации СМК свои обязанности или узнать где лежат рабочие инструкции. В любом случае работник будет четко знать свое место в  рабочей цепочки предприятия.

Персонал компании адекватно мотивирован, с учетом особенностей работы того или иного отдела и имеет возможность своим трудом зарабатывать больше (или проценты или премии по отличным результатам работы).

Компания получает большую прибыль от работы, например, менеджеров, принявших больше заказов, а те в свою очередь имеют премию или процент от количества заказов.

Проводится регулярное повышение квалификации персонала, что позволяет компании всегда быть в первых рядах рынка и выпускать качественный и актуальный продукт.

Документооборот компании упорядочен, обращающаяся документация актуальна и не дублируется. Доступ к необходимой документации известен и свободен. Места хранения журналов, отчетов, записей определены. Бюрократизация компании снижается. Все формы документооборота содержат уникальную, неповторимую информацию и актуальны.

Определены общие однотипные формы отчетности. Все отчеты проверены на актуальности и неповторимость. Форма удобна для анализа. Точность и своевременность отчетов повышается.

Определены несколько групп (обычно 3-4) поставщиков по степени надежность/стоимость. Компания пользуется только самыми надежными и проверенными поставщиками, обращаясь к другим (из других групп) в случаях заранее определенных СМК. Что уменьшает риски компании не выполнить свои обязательства перед заказчиками, по вине поставщиков.

Количество брака существенно уменьшается, путем планирования, контроля, работой СМК и выполнения планов по уменьшению брака. Сокращаются издержки компании на хранение, транспортировку, уничтожение или переделку /ремонт брака, а так же высвобождаются лишние трудовые часы рабочих, занятых в этой сфере, которые можно использовать на других процессах компании.

Соответственно уменьшается количество жалоб от заказчиков, а так же расходы на содержание ремонтников, сервисных центров, ремонтного оборудования, высвобождаются ремонтные площади.

Уменьшается количество судебных исков и соответственно уменьшаются выплаты по ним и затраты на судопроизводство.

Ведется мониторинг и анализ рынка, подтверждается или изменяется статус актуальности выпускаемого продукта/ оказываемой услуги, с целью производства/оказания наиболее конкурентно способного товара/ услуги, чья продажа и является источником главного дохода компании. Количество продаж такого товара увеличивается, что ведет к увеличению дохода предприятия.

Своевременное грамотное проектирование и планирование выпуска продукции/ оказания услуги, помогает компании правильно использовать имеющиеся ресурсы, анализировать ошибки, допущенные при таком планировании и использовании ресурсов и улучшать выпуск продукта/ оказания услуги, не используя большего количества ресурсов, а значит, не затрачивая больше денег.