Как выстроить в организации системный менеджмент

Данная статья появилась на основе моей консалтинговой практики, исходя из того, что руководители компаний, к которым приходят бизнес-консультанты с предложением консалтинговых услуг,  всегда хотят понимать, что представляет эта услуга, как она будет осуществляться, что будет являться результатом на каждом промежуточном этапе консалтингового проекта.

Поэтому в этой статье подробно описывается, как  реализуется консалтинговый проект по созданию в организации системного менеджмента  и автоматизации системы управления.

Самый главный результат такого консалтингового проекта – это построение устойчивого, конкурентного бизнеса и , как итог, повышение  прибыльности бизнеса.

Этот результат достигается за счет того, что выстраивается прозрачная, контролируемая на любом уровне система управления, за счет её регламентации, выстраивания системы планирования и отчетности, автоматизированного управленческого учета всех материальных и финансовых потоков в производственной деятельности организации.

Автоматизация системы управления (в наших консалтинговых проектах автоматизация системы управления реализуется посредством программного продукта 1С) позволяет получать статистические данные для анализа оперативной деятельности компании в любой момент времени и своевременно принимать  грамотные управленческие решения на основе полученных данных.

Длительность консалтингового проекта по построению системного менеджмента составляет примерно шесть месяцев, в зависимости от  масштабов компании и состоит из четырех этапов: анализ существующей системы управления и разработка программы консалтингового проекта, разработка системы менеджмента компании, внедрение разработанной системы менеджмента и контроль выполнения установленных требований сотрудниками компании.

Теперь опишу подробно каждый этап.

I.Разработка системы менеджмента компании (сроки 3 – 4 месяца)

1. Для реализации проекта первым этапом идет определение процессов системы менеджмента (СМ) компании и их описание.

— При описании бизнес-процессов определяется четко функционал каждого сотрудника компании, его взаимосвязи с отделами и должностными лицами, показатели результативной работы, как в целом процесса, так и каждого участника того или иного участника процесса.

—   При описании процессов используется метод коллективной мыследеятельности, т.е. приглашаются на консалтинговую сессию все предполагаемые участники процесса  и совместно с ними выстраивается блок – схема процесса и обсуждается стандарт процесса.

—  При использовании такого метода процесс выстраивается объективно,  с точки зрения всех участников процесса, а не только одного ответственного за процесс.

Также при таком методе обсуждения участники консалтинговой сессии обучаются понимать логику построения блок-схемы  бизнес-процесса процесса и разработки стандарта процесса. В ходе консалтинговой сессии её участники предлагают свои идеи,  обсуждают и принимают идеи, предложенные бизнес-консультантом, поэтому в итоге не возникает сопротивления новым требованиям, так как эти требования  не были навязаны бизнес-консультантом, а совместно выработаны.

Консалтинговая сессия – это не тренинг и не обучение, а аналитический процесс по решению определенной задачи, выявление необходимой информации для разработки стандартов процессов, в которой я применяю специальные инструменты анализа менеджмента качества – «семь новых инструментов анализа».

2. На основе консалтинговых сессий по разработке процессов системы менеджмента компании бизнес-консультант разрабатывает стандарты процессов СМ.

— Разработанные стандарты бизнес-процессов передаются на доработку и согласование ответственному за процесс ( владельцу процесса).

— Доработанный владельцем процесса стандарт передается на утверждение генеральному директору.

3. Доработанные стандарты процессов передаются на разработку автоматизированной системы управления программистам 1С.

— На основе разработанных стандартов процессов программисты 1С разрабатывают блоки по направлениям автоматизированной системы управления компании .

— Для этого ведущий бизнес-консультант работает с программистами 1С по разъяснению разработанных стандартов.

4. На основе разработанных стандартов выстраивается система планирования и отчетности системы менеджмента компании.

— Для построения системы планирования и отчетности системы менеджмента компании бизнес-консультант совместно с ответственными по процессам (руководителями подразделений)  разрабатывает формы документов планирования и отчетности.

Определяется последовательность, сроки разработки и внедрения документов планирования и отчетности. Выпускается приказ по компании о разработке документов планирования и отчетности.

—  С каждым ответственным  за процесс бизнес-консультант проводит индивидуальные консультации по разработке документов планирования и отчетности.

5. Разработка должностных инструкций.

— После  утвержденных стандартов на  бизнес-процессы и процедуры компании, определения документов планирования и  проработанных блоков системы автоматизированной системы управления бизнес-консультант разрабатывает должностные инструкции для сотрудников компании на основе процессного подхода в управлении.

— проекты разработанных должностных инструкций бизнес-консультант передает на согласование и доработку руководителям подразделений.

— доработанные должностные инструкции передаются на утверждение генеральному директору компании.

Оптимально, если разработка должностных инструкций на основе выстроенных бизнес-процессов компании выполняется самими руководителями подразделений. Для этого проводится обучение руководителей подразделений по разработке таких должностных инструкций.

6. Разработка Положений о подразделениях.

На основе разработанных и утвержденных должностных инструкций разрабатываются Положения о подразделениях, по тому же алгоритму, что и должностные инструкции.

II. Внедрение разработанной системы менеджмента компании ( этот этап начинается через два месяца после начала этапа разработки и идет параллельно этапу разработки) – сроки (2-3 месяца).

7. Проведение инструктажей по выполнению должностных инструкций, требований стандартов процессов, и выполнению функций по работе с автоматизированной системой управления 1С.

После разработки положений о подразделениях, должностных инструкций, блоков управления 1С производится обучение сотрудников компании выполнению новых установленных требований и контроль выполнения установленных требований. Работа проводится как по подгруппам по направлениям деятельности компании, так и индивидуально с каждым руководителем подразделений и топ – менеджментом компании.

Ежемесячно проводятся  совещания по анализу результативности выстроенной системы управления, подводятся итоги по выполнению ключевых показателей, которые были установлены не только для каждого бизнес-процесса, но и для каждой должностной единицы компании.

Выполнение установленных ключевых показателей привязывается к системе оплаты труда.

III. Проведение контроля исполнения установленных требований в стандартах организации, должностных инструкциях, применения функционала программы 1 С (внесение данных, составление отчетов).

На этом этапе проводятся проверки (внутренние аудиты) по выстроенным процессам компании, выполнению новых требований,  в процессе внутренних аудиторов также  проводится индивидуальное консультирование и инструктаж персонала организации по работе на основе разработанной документации СМ.

После проведенных проверок вырабатываются решения по коррекции и улучшению разработанной системы менеджмента.