Как навести порядок в документации по ВКК и БМД

Систематизация документации по  системе внутреннему контролю качества и безопасной медицинской  деятельности  (ВКК и БМД) медицинской организации, выбор принципа систематизации очень важная задача при построении ВКК и БМД на основе требований Приказа Министерства здравоохранения РФ от 30 июля 2020 г. № 785н “Об утверждении Требований к организации и проведению внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности”.

Во второй версии «Практических рекомендаций»  Росздравнадзора —  «Предложения (практические рекомендации) по организации внутреннего контроля качества  и безопасности  медицинской  деятельности в медицинской организации» Федеральное государственное бюджетное учреждение «Центр мониторинга и клинико-экономической экспертизы» Росздравнадзора  для стационара, которая вступила в силу в сентябре 2022 года, появились требования к управлению документацией ВКК:

пункт 1.1.1.7.  » Порядок управления документами и ведения документооборота в медицинской организации, включая порядок разработки, утверждения, анализа и актуализации алгоритмов (СОПов, инструкций и других локальных актов в соответствии с выбором МО)».

В зависимости от носителя документы в организации подразделяются на:

 — электронные (документы, хранящиеся в виде файлов на электронных носителях информации). К электронным документам системы внутреннего контроля  качества относятся  файлы, которые хранятся на ПК-сервере и в  корпоративной сети организации, перечисленные в Реестре документации по ВКК и БМД с указанием электронного пути к документу;

— бумажные – документы на твердых (бумажных) носителях, распечатанные с файлов — электронных документов, и содержащие оригинальную подпись(и) сотрудников организации,  разработавших , согласовавших и одобрившего  документ с указанием даты и номера приказа введения в действие документ.

Как систематизировать документацию по ВКК и БМД  (в бумажном формате) смотрите в этом видео

В продолжение видео смотрите содержание папки по процессу «Управление системой ВКК: анализ планирование и улучшение».

• Приказ о порядке организации и проведения внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности
• Приказ о введении в действие документации ВКК
• Положение о порядке организации и проведения внутреннего качества и безопасности медицинской деятельности
• Карта процессов и процедур системы внутреннего контроля  качества

• Таблица распределения ответственности по процессам и процедурам системы внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности медицинской организации
• Матрица распределения ответственности по процессам и процедурам системы внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности медицинской организации
• План проведения мероприятий по ВКК на год
• Положение о мультидисциплинарной группе по разработке документации ВКК и БМД

Файловая папка №1

• Положение о проведении заседания комиссии по внутреннему контролю качества по анализу результативности системы внутреннего контроля  качества.
• План – график заседаний комиссии по ВКК на год
• Протоколы заседаний комиссии по ВВК
• Отчеты о результативности процессов

Файловая папка №2

• Ежеквартальные отчеты комиссии по ВКК
• Сводные отчеты комиссии по ВКК

Файловая папка №3

• Стандарт организации по процессу «Управление системой внутреннего контроля качества: анализ, планирование и улучшение.

Документация по ВКК и БМД систематизируется на основе процессного подхода в управлении, подробнее см. по ссылке  ЗДЕСЬ.

Для выполнения  требования  по управлению документацией системы внутреннего качества и безопасной медицинской деятельности необходимо разработать регламент, описывающий процедуру управления документацией ВКК и БМД.

Документы, выделенные в данной статье синим шрифтом, вы можете получить бесплатно.

Сделайте заявку на  бесплатное получение документов по ВКК и БМД

В форме заявки напишите название документа

Как разработать регламент по управлению документацией ВКК и БМД

Я, как специалист по стандартизации и менеджменту качества, в том числе по внутреннему контролю качества мед. организации, такой регламент разработала:

«Стандарт медицинской организации по  ВКК и БМД «Управление документацией ВКК».

Процедура устанавливает порядок управление документацией ВКК деятельности и распределение ответственности по управлению документацией: разработке, согласованию, утверждению, введение в действие, учету, распространению, актуализации, аннулированию и хранению документов ВКК.

Содержание стандарта «Управление документацией ВКК»:

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Предисловие. 4
2. Область применения и степень обязательности. 5

2.Нормативные ссылки. 6

3. Определения, обозначения, сокращения. 6

3.1.Сокращения. 8

4. Описание процедуры.. 8

4.1. Наименование процедуры.. 8

4.2. Цель и задачи процедуры.. 8

4.3. Общие положения процедуры.. 9

4.3.1.Иерархия и типы документов организации. 9

4.3.2.Требования к документам.. 10

4.3.3. Классификация документов. 11

Таблица № 1. Управление основными документами ВКК организации. 12

5.Управление внешней  и внутренней документацией по ВКК.. 14

6.Общие требования к внутренней документации ВКК.. 14

7.Разработка  и введение в действие внутренней документацией по ВКК.. 15

7.1. План мероприятий по ВКК  на год. 15

7.2.Документированная процедура (СТО процедуры) или СОП (стандартная операционная процедура) 15

7.3 Стандарт процесса – СТО — процесса ( СТО процесса) 17

8.Стандартная операционная процедура (СОП) 22

9.Алгоритм.. 27

10.1.Положение по подразделению.. 29

11.1.Должностная инструкция. 30

12.Специальные требования к управлению документами в электронном виде. 30

13. Организация хранения документов в бумажном виде в местах применения. 32
14. Общий Реестр документации по ВКК.. 33
15. Размещение документации в папках Номенклатуры дел для организации. 33

16.Содержание папок Номенклатуры дел (отредактируйте под вашу организацию) 33

17 Процедура документооборота медицинской организации. 35

18. Реестр документации процедуры «Управление документацией и знаниями». 38

19.Лист рассылки. 39

20. Приложения. 40

Приложение № 1 Форма Общего реестра документов по ВКК в электронном виде. 42

Приложение № 2 Форма Общего реестра документов по ВКК в печатном виде. 43

Приложение № 3 Форма реестра внешних документов по ВКК в электронном виде. 43

Приложение 4 Пример оформления корешка папки Дела. 44

Приложение 5 Опись документов, содержащихся в деле. 44

Приложение 6  Положение о мультидисциплинарной группе ра разработке документации ВКК и БМД.. 44

Лист регистрации изменений. 46

Стоимость стандарта — 5500 рублей.

Сделайте заявку на стандарт мед. организации по ВКК

«Управление документацией ВКК»

В форме заявки пишите — «Управление документацией ВКК»

 Общие требования к документам ВКК и БМД

— Документы должны быть легко идентифицируемы – каждый документ ВКК должен иметь соответствующее наименование и условное обозначение, позволяющее установить его принадлежность к определенной части ВКК.

— Документация должна быть адресной — каждый документ ВКК должен быть предназначен для конкретных руководителей подразделений и процессов ВКК, их участников и исполнителей, а также других пользователей документации.

— Документация должна быть актуализированной – каждый документ должен своевременно отражать все изменения условий функционирования  системы ВКК в целом и отдельных ее частей в соответствии с политикой медицинской организации и целями в области качества и другими требованиями.

— Документация должна быть датированной — каждый документ должен быть утвержден полномочным лицом с указанием даты утверждения и даты введения в действие.

— Документация должна быть понятной ее пользователям (руководителям подразделений, процессов, аудиторам, другим пользователям документации ВКК) — каждый документ должен быть изложен простым, ясным языком, и непротиворечивой — положения документа не должны противоречить друг другу и положениям других документов. Необходимо обеспечить однозначное понимание положений документа, не допускающее других трактовок. В необходимых случаях ответственный за ВКК – уполномоченный по качеству  организует изучение документации ее пользователями.

Ваш бизнес- консультант, Лушникова Светлана Николаевна

Директор консалтингового агентства

 «Бизнес-школа Менеджмента Качества»

Тел./WhatsApp +7-962-029-77-72

www.SLushnikova.RU,  shmk2@yandex.ru