8 (8652) 68-37-72
Меню

Описание бизнес процессов: легко и быстро! Часть I. Кто разрабатывает процессы в организации

 Для разработки и описания бизнес процессов (к примеру, для разработки СМК по стандарту ИСО 9001)необходимо применять методы коллективного мыслетворчества, и для этого надо создать группу разработчиков. Вообще разработка процессов организации – это внутренний проект организации. И  как у каждого проекта, для описания бизнес-процессов организации должен быть назначен руководитель проекта. Но о том, как организовать проектпо разработке процессного управления в организации, я напишу отдельную статью.

      В группу разработчиков я рекомендую приглашать всех руководителей подразделений и высшее руководство организации. Почему это необходимо сделать?

      Как правило, процессы организации шире границ подразделений, и во многих процессах участвуют несколько подразделений. У каждого процесса есть свои поставщики и потребители и не только внешние, но и внутренние, это персонал тех или иных подразделений, т. е. в каждом процессе  есть несколько участников, и эти участники могут быть из разных подразделений. У каждого участника процесса может быть свое видение выполнения функций по процессу, поэтому нам надо прийти к консенсусу, т.е. создать объективную картину выполнения функций по процессу и достижения его результатов. Для этого и необходимо создать группу разработчиков процесса, и включить в неё по возможности больше участников того или иного направления деятельности организации, которое мы описываем как процесс. Состав группы разработчиков процессного управления (системы менеджмента качества) в вашей организации надо закрепить выпуском приказа.

      И так группу вы создали. Теперь в группе разработчиков необходимо распределить роли. Для разработки и описания процесса нам потребуются следующие роли: «модератор», «художник»,  «секретарь».

Функции «модератора» группы

     «Moderator» в переводе с английского звучит, как «возглавляющий группу». Обычно это термин применяется для  Интернет общения, на форумах, сайтах. Главная обязанность модератора — это поддержание должного уровня активности группы и привлечение участников вашей группы к обсуждению содержания процесса. Модератор — это статус, но он не мешает остаться таким же участником группы, как и остальные. При обсуждении процесса, модератор, может высказывать свое личное мнение, и оно не будет иметь каких-либо преимуществ или привилегий. Модератор может уточнять высказывания участников группы. С другой стороны, модератор должен быть компетентным в вопросах процессного управления и моделирования бизнес-процессов. Если организация решила самостоятельно внедрять у себя процессный подход в управлении или систему менеджмента качества, в основе которой лежит процессный подход, я рекомендую обучить специалиста компании на курсах по разработке и моделированию бизнес- процессов. Этот специалист и будет модератором в группе разработчиков. Если к разработке процессного управления привлекается консультант, то он обычно берет роль модератора на себя.

Функции «художника» группы

      Для визуализации результатов обсуждения процесса вам потребуются плакаты и маркеры. Обязательно плакаты, а не доска, так как информацию с плакатов необходимо будет  переводить в электронный вид. На плакатах рисуются блок-схемы процессов. И эти блок-схемы будет рисовать выбранный в вашей группе «художник». Модератор группы должен обучить художника рисовать блок-схемы. Это можно сделать прямо в начале занятия группы. Я рекомендую на роль художника назначать каждый раз нового специалиста из группы разработчиков, так как построение блок-схем процессов это навык, которым должен владеть каждый руководитель, особенно, если он является владельцем процесса. Оптимально, если на роль художника назначается владелец процесса. Далее владелец процесса должен перенести блок-схему процесса в электронный вид и в дальнейшем разработать стандарт процесса (СТО).

Функции «секретаря» группы.

      Роль секретаря нужна для того, чтобы протоколировать занятия по разработке процессов. Это протокол необходим, чтобы зафиксировать тему занятия, состав участников и решения. Решения могут содержать сроки доработки блок-схемы процесса и разработки стандарта процесса. А также ответственного, за разработку стандарта. Обычно ответственным за разработку стандарта является владелец процесса. Также в решениях протокола, можно отразить тему следующего занятия. Секретарь утверждает протокол у руководителя проекта по разработке процессного управления в организации и копии рассылает участникам группы разработчиков.

 

Сколько потребуется времени для  описания бизнес процесса

      Группе разработчиков оптимально собираться для описания бизнес процессов  в организации один раз в неделю на  два часа. Такая периодизация определена мною за годы многолетней практики. Чаще собираться у персонала организации не получиться, так как есть же еще и основная работа. Руководители организации, как правило, перегружены, свободного времени совсем нет. Более двух часов активной интеллектуальной работы в режиме мозгового штурма мало кто из нетренированных людей выдерживает. Так же моя практика показывает что за два часа типовой бизнес процесс, так как, «Закупки», «Проектирование», «Подготовка производства» и т. п.

 

Как пример разработки бизнес процесса посмотрите отрывок моего занятия

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *