Как эффективно управлять ресурсами проекта

Как увеличить доходность проекта, т.е. доходность  по каждому заключенному договору?

Проектное управление позволяет  решить эту задачу посредством правильного планирования и  управления ресурсами проекта.

В Международном стандарте ИСО 10006:2003 (Е) «Системы менеджмента качества. Руководящие указания по управлению качеством в проектах» (с учетом требований этого стандарта, разработан наш тренинг-курс «Управление проектами в организации строительной отрасли») в пункте 6 «Управление ресурсами» приводятся примеры ресурсов: «Примерами ресурсов являются оборудование, финансы, информационные системы, материалы, программное обеспечение, кадры, услуги и помещения».  Также данный стандарт определяет  следующие процессы, связанные с ресурсами: «планирование ресурсов», «контроль ресурсов».

Повышение эффективности управления ресурсами проекта начинается уже на стадии планирования ресурсов.

1. Какие ресурсы и как планировать

Для строительной организации ресурсами для  реализации проекта являются:  сырье, материалы, комплектующие, услуги подрядных организаций, оборудование, техника, инструменты, кадры, электроэнергия, вода, ГСМ, финансы.

Для планирования и контроля ресурсов следует разработать соответственно следующие документы планирования:

1. «График закупок» (в некоторых организациях этот документ называется «График поставок») составляется для планирования закупок сырья, материалов, комплектующих и контроля их поступления и использования в процессе реализации проекта.
2. График привлечения кадровых ресурсов необходим для определения состава команды проекта. С помощью этого графика планируется занятость специалистов команды проекта в работах по проекту. В данном графике определяются даты и загрузка специалиста в человеко-часах. Целью графика привлечения кадровых ресурсов является четкое понимание руководителем проекта объема привлечения специалистов по каждому функциональному подразделению организации.
3. «График обеспечения техникой и оборудованием» — название данного графика говорит само для себя, чтобы не было простоев на объекте при выполнении работ надо своевременно планировать предоставление оборудования и техники.
4. «График заключения договоров с подрядными организациями и контроля работ по договорам»  необходим при привлечении к исполнению работ по проекту подрядных организаций. Этот график позволяет производить планирование заключение договоров  с подрядными организациями и контролировать исполнение работ подрядными организациями по заключенным договорам.
5. Для контроля рентабельности проекта и своевременного обеспечения работ по проекту финансовыми средствами, учета затрат  про проекту необходимо разработать «Бюджет проекта».

2. Управление закупками

Одним из важных ресурсов, от которого, зависит выполнение сроков работ и рентабельность проекта являются сырье, материалы, комплектующие. Для эффективного управления этими ресурсами необходимо разработать (подробно описать) процесс «Закупки» в соответствии с требованиями стандарта  МС (ГОСТ) ИСО 9001:2011 «Системы менеджмента качества». Требования».

После того, как изучена проектная и сметная документация (процесс «Анализ и контроль проектно-сметной документации»), спецификации на материалы и составлен календарный план-график проекта, где отражены все процессы и операции (виды работ), можно приступать к разработке графика закупок (поставок). Напомню, при инициации управления проектами в организации важно определить, кто составляет график закупок (специалиста отдела материально-технического снабжения)

       Приведу примерный алгоритм разработки графика:

1)      На основе изучения проектной документации и спецификаций руководитель проекта составляет реестр материалов, комплектующих.

2)      Далее увязываем составленный реестр со сроками работ по проекту, т.е. определяем к какой дате какие материалы потребуются.

3)      В этом же графике важно отразить сметную стоимость закупаемых материалов (данные по смете предоставляются инженером сметчиком) и фактическую стоимость после закупки материалов (совместно со специалистом по материально-техническому снабжению).

Учет сметной и фактической стоимости закупаемых материалов и комплектующих важен для мониторинга соблюдения бюджета проекта.   При поступлении материалов на объект важно производить отметку о поступлении материалов и комплектующих к графике закупок. Если в организации закупаемые материалы сначала поступают на склад, а потом по заявке материалы поступают на производственный участок важно, чтобы движение материалов было учтено, и особенно – учет остатков материалов и комплектующих на производственном участке и своевременный возврат сырья, материалов и комплектующих а склад.

Как правило, учет движения ТМЦ производится посредством автоматизированного компьютерного учета. Руководитель проекта ведет учет движения ТМЦ и соблюдение бюджета закупок.

3.  Планирование загрузки участников рабочей группы проекта

Еженедельно руководитель проекта формирует недельный план загрузки участников рабочей группы на основании календарного плана-графика проекта, накопителя задач, совещаний с учетом предложений участников рабочей группы и подводит итоги (формирует отчет) о фактической их загрузке и исполнении поручений (задач) на прошедшей неделе. В течение недели план загрузки участников проектной группы может быть изменен решением рабочей группы или руководителя проекта с обязательным внесением изменений.

Указанные план и отчет принимаются на совещании проектной группы в первый рабочий день недели.

Составлению бюджета проекта, организации и учету движения денежных средств по проекту  мы посвятим отдельную статью.

Более подробную информацию сомтрите на нашем бесплатном видео курсе «Управление проектом в строительной организации» Урок 2. «управление ресурсами проекта» по этой ссылке http://youtu.be/cfdUeoCct7g